1. Kontrol Aracı Olarak Muhasebe
Bir durumun kontrolünü sağlamanın bir ön koşulu anlamadır. Bu bakımdan, muhasebe bir kontrol aracı olarak önemlidir. Muhasebe ilgili ekonomik bilginin uygun kaydı, özeti, analizi ve yorumuyla getirilen anlama içinden akıllı kararlar almak için bir temel sağlar.
Muhasebenin öncelikli amacı topluma hizmet etmektir. Muhasebe bunu ekonomik bilgileri sıralayarak ve değerlendirerek ve uygun gruplara sonuçları bildirerek tamamlar. Toplum tarafından 2 temel soru sorulur:
1) Üzerinde düşünülen bir firma nedir?
2) Belli bir periyot içinde firmanın kazandığı yada kaybettiği ne kadardır? Bu sorular bütçeler ve gelir durumları gibi feneral-amaçlı durumların hazırlanmasıyla cevaplanabilir. Fakat, çeşitli gruplar ek olarak yada daha detaylı bilgi talep ederler yada özellikle hazırlanmış bilgi isterler. Bu şekildeki bilgiler envanter analizleri ve kabul edilebilir analizler gibi özel amaçlı çalışmalardan, yada belki sadece muhasebeci tarafından yapılmış olan özel çalışmalardan sonra sağlanabilir.
Muhasebenin bu bakış açısından, toplum 3 ana gruba ayrılabilir: İdare, Halk ve Hükümet (İdari)
- İdare: İdare, firmanın aktivitelerini yönetimin sorumluluğuyla görevlendirilmiş, bir firmadaki bütün insanlardan oluşur. İdare detaylı bilgilerin büyük çoğunluğunun kolayca elde edilmesine ve bunun yanında belirli aralıklarla hazırlanan genel amaçlı ifadelere ihtiyaç duyar.
- Halk: Ticari işler yönünden bakılırsa halk, işçilerden, alacaklılardan (ve olası alacaklılardan) ve yatırımcılardan (ve olası yatırımcılardan) oluşur. İdare tarafından gerekli görülen detaylı bilgilere halkın ihtiyacı yok. Çünkü idareye iletilen kararlar yapılmak zorunda değildir. Hangi parçaların üretilmesi yada pazarlanmasına karar vermedikleri için, hangi parçalar daha karlı, hangileri daha zararlıydı, diğerleri karlı değilken niçin bazı aktiviteler karlıydı, gibi detayları bilmek zorunda değiller. Fakat işçiler onların ücretlerinin adaletliliğini yargılayabilmeleri yada mantıklı bir şekilde yeni ücretlendirmeleri görüşebilmeleri amacıyla firmanın karı üzerinde muhasebe bilgisine sahip olmalılar. Genel amaçlı durumlar bu amaç için yeterli bilgi sağlayacaktır.
Alacaklılar ve olası alacaklılar, avansların yada ödünç paraların güvenliğinde ve beklenen ödeneklerdeki dakiklikle ilgilidirler. Bu, muhasebe bilgilerine başvurularak tespit edilebilir.
Ticari firmalar, idari bölümler ve acenteler üzerinde kontrolü sağlamak için onlar hakkında detaylı bilgiye ihtiyaç vardır. İnternal Revenue (Devlet iç gelir?) servisi, ABC eyaletler arası Commerce Commission (Ticari Komisyon) yada The Securities (Güvenlikler) ve Exchange Commission (Borsa Komisyonu) tarafından gerekli görülen özel raporlardaki gibi kanun yada gelenek tarafından belirlenmiş bir formda bu bilgi sık sık sağlanmalıdır.
Bir firma eğer kayıtların iki nüshasını tutarsa o zaman da kuşkuya sebep olur. Genelde kabul gören muhasebe prensiplerine ve aynı zamanda idari acenteler tarafından istenildiği durumda bilgi sağlanabilmesine göre, onun karları ve finansal pozisyonlarının kurulabilmesi amacıyla kayıtların 2 nüshasına sahip olmak bir firma için bugün oldukça yaygın ve uygundur. Mesela, federal gelir vergisi için vergiye tabi gelir kurmak da pratik kurallar ve sermaye yüzünden muhasebe geliri kurmak için bunlar tatmin edici şekilde çeşitlenir.
